コラム
【中小企業の黒字化経営塾】#22.毎日忙しく働く経営者の方へ③ あなたの「忙しい」を解決する3つの方法
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※本コラムはPodcastチャンネル「中小企業の黒字化経営塾」の要約したものになります。
音声コンテンツもあわせてご視聴いただくとより内容が理解しやすいかと思いますので、
ぜひこちらもよろしくお願いいたします。
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１日の中で自分が何に、どれくらい時間をかけているか明確に答えられますか？
忙しい時間を俯瞰してみると意外と気づきが多いはず。
そんな気づきの裏に「忙しい」を解決するヒントが！
今回は業務の忙しさを解決するための具体的な方法を３つ紹介します。
スケジュール管理が上手くいっていない方にぜひ紹介したい内容です！
①「忙しい」の棚卸し
「忙しい」と言っている人と一緒に
１日の稼働状況、何時から何時までに何をやったのかを書き出します。
そうすると
「あれ？ここは時間が余るかも」
「この仕事こんなに時間かかるはずないのに」
というところが見えてきます。
そのうえでどう解決していくか話をした方がいい！
リアルな成功事例⑴
正確な稼働状況を把握するために
チームの若手に３時間ごとに稼働時間報告をさせています！
意外とここに時間がかかっているな
稼働できていない時間があるね
と改善点を発見する……
時間の使い方を日々修正していく中で
適正な１日のスケジュール感が生まれてきます！
「午前中のこの作業、 １時間で終わらせたいけれど２時間かかっています」
という具体的な会話に！
②「忙しい」を禁句に！
「忙しい」というワードを禁句にしたところ
「１時間以内にやらないといけないのですが他の作業量がいっぱいで手がつけられません。
どうしたらいいですか？」
という具体的な相談ができるようになりました！
そして更に効率化していこうと
業務の細分化を自ら進める若手が増えました。
社員も成長するのでおススメ。
意外と削れる時間があります！
ちなみに、意外と削れる時間どんなところですか？
- なにかを探している時間
最初の１０分くらいは書類を探している時間だったということがけっこうあります。
そういう時間を工夫して効率化しましょう。
- 電話と電話の間の時間
テレアポの間にメモを取る作業などがありそういう作業でテンポが悪くなります。
１時間は一気に電話、メモは走り書きにする。
メモの清書は電話の後に１時間でまとめて行う。といった工夫を考えることが大事です。
社員の方からもどんどん工夫の意見が出てくるようになります！
③業務の優先順位を整理する
業務の重要度と緊急度のバランスの取り方が若手社員には難しいので
マネジメント層がその優先順位をしっかり整理するというのが重要！
業務の優先度を正しく把握できるように何の仕事がなぜ重要度、緊急度が高いのか
インプットの仕方を確認する機会を持っていくと身に付いていきます。
アウトソーシングの活用など考えていくことができます！
リアルな成功事例⑵
優先度を把握した上でＡＩやオンラインの活用を！
社員を見ていると意外とメール作成に時間がかかっていますが
文章作成はchatGPTで大幅な時間の削減ができます！
また、対面での営業の場合、移動時間が「忙しい」の原因になりますが、
オンラインにすると移動時間がないので１日５、６件商談が可能になります！
売り上げも上がって離職率も下がり社員も成長！メリットだらけ！
まとめ
「忙しい」を解決していくと
モチベーションも上がり新規事業も上手くいくようになります。
また、業務改善を会社内で全部やろうとすると大変なので
外部に委託するのも「忙しい」を解決する方法の１つです！
自分たちでやろうとすると時間とお金もかかるので
ある程度外部の力を上手く使うことも大事ですね！
